Grey bar.png
Grey bar.png
Grey bar.png
Grey bar.png
Grey bar.png
Grey bar.png
Grey bar.png

ÚVOD


představení platformy OPS-in-a-BOX

SCROLL DOWN

ÚVOD


představení platformy OPS-in-a-BOX

PŘEDSTAVUJEME PRÁCI BUDOUCNOSTI

OPS-IN-A-BOX

◼︎ OIB (OPS-in-a-BOX) platforma je součástí nového trendu applikací které podporují princip hladkého průběhu práce "LIQUID” WORK ve složitém a rychle se měnícím prostředí a vyhýbá se neefektivním modelům centralizované nebo decentralizované práce.

Map and INTRO 451 Reasearch.png



◼︎ OIB platforma “zjednodušuje přáci” firmy tím že “spojuje výstupy složitých procesů” (servisů) jednotlivých firemních oddělení do jednoho celku, takzvané "firemní mapy" kterou není složité pohopit.

 
Map plain for OIB manual.png
 

◼︎ OIB platforma je unikátní tím že “spojuje firemní přáci” která probíhá v mnoha systémech (CRM, Tiketing system, Marketingové systém pro kampaně atd.) s “pracovním časem” který je uložen v kalendáří jednotlivých zaměstnanců a “cenou práce” která je uložena ve finančních systémech. Takto OIB počítá profitabilitu každé zakázky v realném čase a eliminuje nutnost zaznamenávat pracovní čas v samostatném systému. Můžete se dívat na spojené informace spojené do jednoho celku přes dimensi která vám vyhovuje (pracovník, práce, odpracovaný čas, cena)


 
Mapa Prace Penize Cas.png
 

◼︎ Na druhé straně OIB nechává úplnou “volnost jednotlivým funkcím“ používat a pracovat na hladině funkčních oddělení v prostředí jejích stávajících procesů a systémů.

◼︎ Navíc OIB platforma “organizuje materiály” které jsou jednotně dostupné z jakéhokoli místa kde jsou uloženy aniž by se musely složitě vyhledávat.

 
Map a kontent.png
 

◼︎ Práce malých flexibilních teamů je organizovaná kolem virtuálních “pracovních stolů” ke kterým jsou tyto materiály připojeny podle potřeby aniž by se musely vytvářet jejich kopie nebo sledovat pracovní verze. Stejným způsobem si navěsíte ke virtuálnímu pracovnímu stolu informace o vašich schůzkách, úkolech a rozhodnutích. Vše je synchronizováno mezi OIB a vaším kalendářem Office365 nebo Google.

 
Map and work structure CZ.png
 

◼︎ Výstupy pracovních procesů (které již firma používá) se nazývají “servisy” a jsou nabízeny navzájem mezi jednotlivými odděleními uvnitř firmy. Pokud někdo potřebuje určitou práci (servis) udělat, jednoduše o něj elektronicky v systému požádá. Timto je zcela jednoznačně určeno kdo, co a o jakou práci žadá a kdo a na čem pracuje.

◼︎ OIB se liší od ostatních systémů tím že “zviďitelňuje výstupy pracovních procesů” a “schovává jejich jednotlivé kroky práce” a tím nezatěžuje celou firmu detajly o kterých nemusí vědět. Tímto způsobem zjednodušuje a zpřehledňuje celkovou práci firmy.

JEDNODUCHÁ STRUKTURA PRÁCE

◼︎ Velká přehlednost práce firmy je dosažena spojením jednoduché organizace na firemní ůrovni a maximální autonomie a agility na úrovni práce jednotlivých oddělení.

Work Structure CZ.png

◼︎ “Prvky” firemní organizace práce

WORKSTREAM smaller Icon.png

◼︎ “PRACOVNÍ TOK” ( neboli TOK PRÁCE/WORKSTREAM) - šablona rutinní a opakující se práce na úrovni firmy o které musí všichni zaměstanci vědět. (nejedná se o standardní process ale o tok výstupů práce z jednotlivých procesů který vytvýří výsledek celkové práce na úrovni celé firmy ( příklad: prodejní cyklus, nebo cyklus podpory zákazníka, plánovací a kontrolní cyklus, měření výsledků firmy atd.)

MILESTONE Icon.png

◼︎ “MILNÍK” (MILESTONE) - bod v pracovním toku s názvem dosaženého stavu který rozděluje tok práce” na menší časti” aby se zaměstnanci snáze orientovali o postupu prací. (napří. deal identifikován, nabídka poslána, deal realizován, atd.)

SERVICE DELIVERABLE Icon.png

◼︎ SERVIS/VÝSTUP PRÁCE (SERVICE/DELIVERABLE) představuje agilní práci týmu který dodává důležitý proacovní výstup ke kterému používá procesy a systémy svých oddělení. Práce se koordinuje práci pomocí týmových schůzek, událostí a ůkolů které si tým mezi sebou zadává. Práce typicky trvá týdny až měsíce (příklad servisu/výstupu práce je: najmutí pracovníka, uzavření objednávky, dodání a instalace systému, vyřízení zákaznického problému, naplánování kompenzace týmu atd.)

◼︎ Jak se liší Servis/Pracovní Výstup od Ůkolu/Tásku ? Úkoly většinou zapadají pod Servis.

Service task difference CZ.png

◼︎ PRACOVNÍ STŮL (WORKDESK) - je to virtuální pracovní plocha ke které přizvete spolupracovníky a společně ukládáte informace relevantní pro dodání určitého servisů/výstupu duležitého pro pracovní tok

 
WORKDESK full Icon.png
 

◼︎ ÚKOL | UDÁLOST | SCHŮZKA | ROZHODNUTÍ jsou kolaborativní “běžné funkce” které se používají při práci na pracovním stole jednotlivých servisů/ pracovních výstupů určitého pracovního toku.

 
WORKDESK Icon.png
 

TŘI VYLEPŠENÍ PŘÍSTUPU K DENNÍ PRÁCI

menu contacts My work My calendar.png

◼︎ 1. Přehledný pohled na vaši práce je umožněn přes tři “lupy”:

  • lidská - moje kontakty ( vyberete si pracovníka a systém vám ukáže na čem člověk pracuje a kolik času na tom trávi)

  • pracovní - moje práce (ukáže tu samou informaci přes lupu práce - jako list vašich zakázek nebo pracovnich tranzakcí

  • časová - můj kalendář (uvidite jaká práce se vykonává a kdo se ji učastní

◼︎ 2. Zadáváni práce je organizováno přes “pracovní schránku” - INBOX kde přijmete nebo odmítnete práci o kterou jste požádán(a) a pojejím průběhu ji označíte jako ukoncenou

Inbox.png

◼︎ 3. Efektivita a dodrzeni termínu práce je zabezpečena pomocí “automatických upomínek

Reminders.png

Grey bar.png

BĚŽNÉ FUNKCE


společné všem oddělením

BĚŽNÉ FUNKCE


společné všem oddělením

INBOX - ZADÁNÍ A AKCEPTOVÁNÍ PRACOVNÍCH ÚKOLŮ

◼︎ INBOX (pracovní schránka) - ukazuje věci o kterých máte vědět a co se v systému odehrálo během vaší nepřítomnosti. Práce o kterou jste požádání (buď servis nebo tásk) ze zobrazí jako položka v pracovní schránce a vy kliknutím na ozubené kolečko můžete práci akceptovat nebo odmítnout. Zadavatel práce nasledně dostane potvrzení do inboxu o vaší volbě. Zároveň dostanete tyto informace přes e-majl kde můžete práci přímo akceptovat aniž by jste se museli logovat do systému. Systém vám umožní nastavit jaký druh informací chcete vidět aby vás nezatěžoval nerelevtními informacemi. Pro toto nastavení klikněte pod napisem "inbox" na tlačítko "All" a zapnutim či vypnutím jednotlivých položek z výběru si nastavte co chcete v inboxu vidět,

Inbox.png
 

◼︎ DASHBOARDY - jsou přístupné manažerům a ukazují operativní analýzy "práce", "pracovníků" a "finančních nákladů"

◼︎ REPORTY - jsou přístupné manažerům a ukazují finanční analýzy" forekastu", "příjmů a výdajů", "plateb" a "marketingu"

◼︎ TASK REPORT - zpřehledňuje manažerům celkovou práci s tásky a jejich zadáním, postupem a ukončním

◼︎ BIZ MODEL - Překládá operativní data v reálném čase do vámi zvolené metody strategického postupu firmy, tj. říká vám kede jste s implementací vaší strategie z realných operativních dat vaší firmy



KOLABORATIVNÍ FUNKCE

MEETING smaller Icon.png

◼︎ SCHŮZKY (MEETINGS) - je jednorázová nebo opakující se schuzka s více učastniky (např. jednání se zákazníkem, plánovací schůzka, pracovní pohovor atd.)

EVENT smaller Icon.png

◼︎ UDÁLOSTI (EVENTS) - je vaše jednorázová práce nebo událost které se učastníte jen vy (např. cesta ke klientovy, vyúčtování cestovného, příprava na schůzku, odpovědˇ na dotaz atd.)

TASK smaller Icon.png

◼︎ ÚKOLY (TASKS) - jsou úkoly které si sobě nebo spolupracovníkům zadáte, nebo vás o ně někdo požádá v požadovaném termínem ukončení. Na ůkolu pracujete postupně v určitých intervalech jak váš čas a priority dovolí před termínem dokončení. Čas zaznamenáváte průběžně jak na úkolu pracujete.

DECISION smaller Icon.png

◼︎ ROZHODNUTÍ (DEISIONS) závažné mínění spolupracovníků podle kterých se budou řídit akce v určité oblasti nebo části práce. Rozhodnutí jsou uchována v systému OIB v jejich spojení se zakazníky jejich zakázkami a pracovními funkcemi kterých se týká (např. fiannce). Toto umožní vybudovat “firemní pamětˇ” do které se dá nahlédnou podle potřeby a ujasnit si proč a v jakých závislostech byla rozhodnutí udělána. Tento přístup zvyšuje jasnost o věcech ve firmě a odpovědnost zaměstnaců za důsledky rozhodnutí.

◼︎ Jaký význam má zaznamenávání času? Mnozí pracovníci to považují za zbytečné. Pro zaznamenávání času práce je však několik dobrých důvodů:

  • ukažte svému managementu do jaké míry se podílít ena úspěchu firmy. Pokud vaše ůčast je časově zmapována je těžké pro někoho jiného se chlubit vaší prací. pokud pracujete v teamu, váš podíl prce je jasně zaznamenán.

  • Využijte svůj čas efektivně. Naše kalendářní funkce ATA (active time awareness) vám umožní sledovat sladění vašeho času práce s firemními úkoly a strategií a dá vám možnost aktivně pracovat s managemet a spolupracovníky pokud váš čas není výužíván optimálním způsobem.


PŘIPOJENÍ DOKUMENTŮ (LINKY)

FILE LINK smaller Icon.png

◼︎ vše co je na webu a má svůj “link” se dá připojit a namapovat na různých místech OIB systému (například pracovní stoly servisů, zakázky, úkoly atd.) a tím zminimalizovat duplicitu dokumentů a informací i jejich vyhledávání,) Linky se dají připojovat dvěma způsoby.

FILES URL entry .png
  1. manualním zkopírováním” a vložením na připravené místo linku

  2. pomocí toolu “bookmarker” (viz další bod)


BOOKMARKER

BOOKMARK Icon.png

◼︎ BOOKMARKER je pomůcka která vám umožní připojovat dokumenty do OIB systému k zakázkám, jejich pracovním stolům, i jednotlivým úkolům aniž by jste se v browseru museli neustále přepínat do OIB sytému a složitě kopírovat linky dokumentů.

◼︎ Po nainstalování bookmarker “extention” do browseru Chrom nebo Firefox můžete v jejich desktopové verzi značne omezit počet kliků na mapování a připojováni dokumentů k jednotlivým částem vaší práce. Link namapované informace je sdílen se všemi kteří maji k dané časti vaší práce přístup, vlastní přístupová práva však respektují nastavení originálního systému (např google drive, iCloud, onedrive atd.) pod kterým je informace nebo soubor fyzicky uložen.

◼︎ Jak bookmarker instalovat? Stáhněte si bookmarker. Po stahnutí souboru bookmarkeru s nazvem “addon-2.0.zip” jej rozbalte dvojitým kliknutím na soubor. Vytvoří se vám adresář s jednotlivýmy instalačními soubory. V browseru Chrom pak klikněte v pravém horním rohu na “tři tečky”. Po otevření menu vyberte “Moore Tools” (v anglické verzii browseru) a pak vyberte “Extensions”.

klikněte na “Load Unpacked” a vyberte z vašeho adresáře ten který se vytvořill rozbalemí zazipovaného souboru

Bookmarker Chorm instalation.png

Stiskněte “Select” a bookmarker se vám naistaluje do lišty browseru. Nyní jste připraveni bookmarker používat.


TÁGY

TAG Icon.png

◼︎ “Tag” (štítky/návěští) slouží k flexibilnímu vytvoření skupin/dimensí informací pokle kterých můžete filtrovat a reportovat v systému. Pole “Tags” jsou umístěna na mnoha místech systému, klikněte na ikonu “štítku”, vyberte skupinu a zaklikněte tagy ktere chcete přiřadit dokumentu, pak mužete tyto informace vyhledávat podle štítků kliknutím na pole “trychtýře”.


UPOMÍNKY

reminder icon.png

◼︎ Systém umožnuje nastavení upomínek na mnoha místech v systému (lidí a firem, milníky práce, pracovní stoly, úkoly atd.) všude kde uvidíte ikonu obrýsu dutého zvonečku, klikněte na ni. Otevře se vám panel upomíkny ve kterém vyberete datum kdy chcete být připomenuti a zapište důvod přoč upomínku nastavujete ( např. je třeba uhradit fakturu, nebo požádat o slíbené dokumenty)

U Pracovních milníků, servisů a pracovních stolů si můžete navíc nastavit v rámci jednoho toku práce nebo zakázky i závislosti dokončení a začatku dalších milníků, servisů a pracovních stolů, tak aby jste nezapoměli na vykonání určité závislé práce . Vššchny upomínky jsou schromážděny pod ikonou “zvonku” v horním menu, po kliknuti na něj uvidíte panel se všemi upomínkami pro nastavené období. V kalendáříku se zvýrazní dny které mají nastavenu nějakou připomínku. naví vám každé ráno příjde “e-mail” s listem připomínek na daný den.

Grey bar.png

SALES


Instruction for sales activities in the OPS-in-a-BOX platform

SALES


Instruction for sales activities in the OPS-in-a-BOX platform

CREATE A NEW DEAL

◼︎ In left menu "My Work" click "+" sign.

C01 %22my work%22 create new work.png

◼︎ Fill in the name of the deal (it is recommended to add a name of the client as well for easier orientation and search), select a “workstream” under which you'll manage the deal and select anticipated start and end date for the deal.

C01 %22my work%22 create new work name.png

◼︎ If the end date is not know you can choose endless work/transaction and the system will place an end of the work 50 years from the start date.


MANAGE A DEAL

◼︎ In the existing deal scroll to "Manage Work", check that all services your deal will request are loaded, if not manually add missing ones (click 3 dots of the appropriate milestone and select "add service" from the menu, or delete unnecessary ones (click on the 3 dots of the service and select "remove service".)

C01 %22manage deal%22 add remove service.png

◼︎ For each milestone and service set date by when you want them to be finished by clicking on the "bell" sign (you can always adjust the dates).

◼︎ Dependencies between milestones, services or their “workdesks” are set by clicking the appropriate "bell” sign, entering # days you want to be reminded before the depending services need is finished.

◼︎ If your service delivery flows through multiple milestones - click on “<>” button to move it along the Milestones and place them visually at the current place. If you complete all services in a given milestone, tag it as "completed". Do the same if you complete service and click on 3 dots and select "mark as a completed" from the menu.


Request Work deliverable (service) for a deal

◼︎ In the existing deal scroll to "Manage Work" and find a service/deliverable, you want to assign to someone, if you don't see the desired service in your workflow make sure you have selected the correct department and quarter under which the service is delivered.

C01 %22manage deal%22 check department.png

◼︎ If the service does not show up, please create one (see manage deal above). Click on the “3 dots” of the service and select "add workdesk," then select the "provider" you want to assign the service work to.

C01 %22manage deal%22 add remove workdesk.png

◼︎ Sales AM is accountable for initiating the following Services and tasks … S1,2,4 T6 WF


S1 Acquire and maintain Customer + upsell

◼︎ In the left menu "My Work" scroll to "Manage Work" find service S1, click on "3 dots" and select "add provider / add workdesk", select the person who will manage acquisition and maintenance of customer relationship with upsell - the person chosen will receive request in OIB inbox and by mail asking to take responsibility for the deliverable management.


S2 Offer and RFI/RFP creation

◼︎ In the left menu "My Work" scroll to "Manage Work", find service S2, click on “3 dots” and click on "add provider / add workdesk", select person who will lead the Offer and RFI/RFP work - the person chosen will receive request in OIB inbox and by mail asking to take responsibility for the deliverable management.


S4 Project Management

◼︎ In the left menu "My Work" scroll to "Manage Work" find service S4, click on “3 dots” and click on "add provider / add workdesk", select person who will manage your project - the person chosen will receive request in OIB inbox and by mail asking to take responsibility for the deliverable management.


T6 Presales consultation

◼︎ Under desired service deliverable and providers “workdesk” click on the “Task” icon.

Predef tasks.png

◼︎ Click on the “+predef” button and select from the list a person (technical specialist) you are assigning the task to. Click on the “Syphon” sign, select the predefined task from the menu and click “Done”. Create a task assigned to a technical specialist. S/he will capture hours in the task or create events & meetings under service S5 "Realization of PoC/Assessment Installation & Deployment."


Make a forecast

◼︎ In left menu "My Work" and find your deal to forecast for. Click on "Money" tab in People/Work/Money bar.

Forecast - money bar.png

◼︎ Scroll down and click on "Forecast" tab. Enter new forecast by clicking on "+".

Forecast - create new.png
Forecast - edit or delete.png

Adjust or delete forecast by clicking on "Edit" respectively “Trash” buttons,

Note: The forecast must be actualized every Monday by 12:00 pm

Grey bar.png

PROJECT MANAGEMENT


Instruction for project management activities in the OPS-in-a-BOX platform

PROJECT MANAGEMENT


Instruction for project management activities in the OPS-in-a-BOX platform

S4 Project Management Acceptance

◼︎ Option a) In left menu "Inbox" under the “cog” button click on “accept/decline” service "S4 project management" to acknowledge your choice for the request.

S4 Project Management acceptance.png

◼︎ Option b) In an “e-mail” received from OPS-in-a-BOX.com click on “accept/decline” service "S4 project management" to acknowledge your choice for the request.

 
S4 Project Management acceptance - e-mail.png
 

Send a request to manage a project

Assign Project management tasks T1 - T6

◼︎ In left menu "My Work," select from work list the deal/bid you want to assign project manager to. Scroll down to "Manage Work," find service "S4 Project management".

(if the service "S4 Project management" is not present, please create one by clicking “3 dots / add service” in the milestone.)

Adding service.png

◼︎ Now click on “3 dots” under the service and further click on "add workdesk", select person who will manage your project - the person chosen will receive a request in OIB inbox and e-mail asking to take responsibility for the project management.

Adding workdesk.png

◼︎ Under the icon "people" in the “workdesk” select all team members who will be involved in the work, then click “done”. The added individuals will gain access to the project management workdesk. You can now assign predefined and new tasks to these team members.

Adding pelple to work desk.png

◼︎ Click on the “Task” icon. Click on the “+predef” button and select from the list a person you are assigning the task to. Click on the “Syphon” sign, select the predefined task you need T1 to T6 from the menu and click “Done.” The system creates a task assigned to the selected team member. S/he receives task request in the OIB inbox and by mail.

Predef tasks.png

Capture hours for Project management

◼︎ Make sure that "events", "meetings", "tasks" and "decisions" are allocated to the S4 "Project management," and it's workdesk. You can allocate them by opening their record, clicking the “pin” sign and selecting the right workdesk in the work hierarchy "tasks" and "decisions." Hours for your "events," "meetings" are automatically synchronized with your OIB calendar (and then further to G-cal or Office 365). Hours for tasks are logged individually.


Setting up project deadlines and reminders

◼︎ You can set up independent deadlines, reminders and their dependencies for milestones, services, and their workdesks. Click on the "bell" sign. Notification panel opens. Select the date you want to get the reminder. Click "get notification", type a note for your reminder. Select all milestones, services or workdesk dependencies by entering a number of days before their end date you want to be reminded. Click "Confirm". Please make sure that you have end dates set for all milestones, services or workdesk you want to send dependencies first. Your reminders will show up in the "reminders" menu, and you will receive a consolidated reminder e-mail every day.


Resource capacity Planning

◼︎ Resource capacity planning is done by the manager or administrator of the OIB platform. In the right menu click the "cogs" sign, under "people/jobs" find and click on the job name. Go to the "work" bar, click "edit" and set capacity for the role by setting capacity sliders for each deliverable (work-service) the role is set to deliver. Please note that the hours and cost figures are calculated per week.


Price adjustments

◼︎ Product price is set by the administrator in the “price list”. Each internal deliverable (work service) can be priced and billed externally. Price for internal services can be adjusted for each deal/bid , and it's service individually. Go to the “blue bar” of the service in the left menu "My Work". Select your deal/bid and scroll down under "Manage Work." Click "3 dots" of the blue "service" bar and check the “Unit price(unit represent a number of hours). If you need to adjust the price for the particular service “click” on the "adjusted price" button and change it to the desired value. Each service can be adjusted individually if necessary.


Setting Internal and external PM tasks

◼︎ option a) in the top menu click the "Task" icon." Task panel will open. Click "+Task"

 
Task Top menu.png
Task Top menu - task panel.png

◼︎ option b) in left menu, "My Work" select a deal/bid and the “workdesk” under the icon "people" select all “team members” who will be involved in the work, and click “done”. Team members will gain access to the project management workdesk. You can now assign predefined and new tasks to these team members.

Task - add people.png

◼︎ Click on the “Task” icon. Click on the “+predef” button if predefined tasks exist and assign a task to a team member or click "+" to create a new task.

Predef tasks.png

◼︎ A new task will open. Under the "pin" sign select the work and workdesk to which the task will be allocated. If you are creating a task from a workdesk it will self-populate.

task - pin.png


◼︎ In the "To do" field describe the headline of the task. Select a person who will be the first to work on the task. (note that you can assign tasks only to the team members who report to you or if the task is allocated to the workdesk you can assign it only to the team members involved in the work related the work desk. - you can always add a person to the workdesk to be able to assign the task.)

◼︎ Under the "Syphon" icon you can select names of people who will have a view access to the task.

task-todo.png

◼︎ Select "Tags" to enable filtering in the task reports. In the field, “description” enter the text that will form a body of the e-mail sent to the task assignee and will be visible publicly.

Attach URL links pointing to database records, files, web pages, videos, and other URL addressable documents.

task-descriptions-tags-files.png

◼︎ Select “date by”, reminder date and priority. Enter information to "My notes" that will be visible only when editing task in the OIB platform. Click "Save."

task-date-my notes.png
save-button.png

◼︎ The system creates a task assigned to the selected team member. S/he receives task request in the OIB inbox and by mail (unless you are assigning the task to yourself - then e-mail will not be sent to you).


WF1 Contract creation and approval

◼︎ The following is placeholder text known as “lorem ipsum,” which is scrambled Latin used by designers to mimic real copy. Mauris egestas at nibh nec finibus. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Vivamus a ante congue, porta nunc nec, hendrerit turpis.


WF2 Offer and RFI/RFP creation and approval

◼︎ The following is placeholder text known as “lorem ipsum,” which is scrambled Latin used by designers to mimic real copy. Mauris egestas at nibh nec finibus. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Vivamus a ante congue, porta nunc nec, hendrerit turpis.


Grey bar.png

TECHNICAL TEAM


Instruction for technical team activities in the OPS-in-a-BOX platform

TECHNICAL TEAM


Instruction for technical team activities in the OPS-in-a-BOX platform

S5 Realization of PoC/Assessment Installation & Deployment

The following is placeholder text known as “lorem ipsum,” which is scrambled Latin used by designers to mimic real copy. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae. Quisque congue porttitor ullamcorper. Quisque congue porttitor ullamcorper.

Class aptent taciti sociosqu ad litora torquent per conubia nostra, per inceptos himenaeos. Suspendisse nec congue purus. Mauris egestas at nibh nec finibus. Vivamus sit amet semper lacus, in mollis libero. Nulla lectus ante, consequat et ex eget, feugiat tincidunt metus. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Mauris id fermentum nulla.


T6 Presales consultation

The following is placeholder text known as “lorem ipsum,” which is scrambled Latin used by designers to mimic real copy. Aenean eu justo sed elit dignissim aliquam. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Suspendisse nec congue purus.

Nulla eu pretium massa. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Aenean eu justo sed elit dignissim aliquam. Donec eget risus diam. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Donec eget risus diam. Donec eu est non lacus lacinia semper.


Collaboration on offers RFI/RFP S2

The following is placeholder text known as “lorem ipsum,” which is scrambled Latin used by designers to mimic real copy. Donec ac fringilla turpis. Quisque congue porttitor ullamcorper. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Quisque congue porttitor ullamcorper.

Nulla eu pretium massa. Vivamus sit amet semper lacus, in mollis libero. Donec eget risus diam. Mauris egestas at nibh nec finibus. Integer tempus, elit in laoreet posuere, lectus neque blandit dui, et placerat urna diam mattis orci. Mauris egestas at nibh nec finibus.


T7 Technical part of document preparation (offer, RFI/RFP)

Nulla eu pretium massa. Vivamus sit amet semper lacus, in mollis libero. Donec eget risus diam. Mauris egestas at nibh nec finibus. Integer tempus, elit in laoreet posuere, lectus neque blandit dui, et placerat urna diam mattis orci. Mauris egestas at nibh nec finibus.


S6 Technical support (Client Initiated)

Nulla eu pretium massa. Vivamus sit amet semper lacus, in mollis libero. Donec eget risus diam. Mauris egestas at nibh nec finibus. Integer tempus, elit in laoreet posuere, lectus neque blandit dui, et placerat urna diam mattis orci. Mauris egestas at nibh nec finibus.


Grey bar.png

FINANCE | BACK OFFICE


Instruction for finance and back office activities in the OPS-in-a-BOX platform

FINANCE | BACK OFFICE


Instruction for finance and back office activities in the OPS-in-a-BOX platform

S12 Spisová Služba

◼︎ Spisová služba dokumentu a jeho životní cyklus

Spisová služba je soubor činností a technických a věcných prostředků vedoucích ke správě dokumentů. Spisová služba má zajistit správný průběh životního cyklu dokumentu.

Task Top menu.png

Spisová služba v OIB systému funguje použitím “tasku” pro evidenci jednoho nebo více přibuzných dokumentů buď v hornim menu systému nebo přímo pod pracovním stolem servisu “S12 Document Management”.

Tyto “spisové tasky” jsou pak vložené přímo do pracovních toků jednotlivých dealů. Spisové tasky ale mohou být zcela samostatné a nezávisle na Servisu spisové služby. Dá se take vytvořit samostatný pracovní tok  jen pro spisový management,

DM Service and Workdesk.png

Jde čiste o to jak si nastavíte práci se spisy která bude vyhovovat snadnému přístupu a hledání podle vašeho pracovního stylu.

Servisy spisové služby se dají kompletně řídít z horního menu “Task/Services” kde je můžete filtrovat přes celý systém ať jsou či nejsou zařazeny pod pracovními toky, dealy nebo servisy.

Task Top menu - task panel.png


◼︎ Příjem, nebo vytvoření dokumentu

◼︎ Pořízení záznamu o dokumentu a jeho zařazení/umístění

Sledování životního cyklu dokumentu se může provádět dvěma způsoby a) pomocí nezávislých tásků nebo b) předdefinovaných tasků stisknutím tlačítka “+PredDef” dostupných pod pracovními stoly servisu “S12 Spisová Služba”.

(Pozn. Pokud tlačitko pod stolem nevidíte znamená to že daný servis nemá přiřazen žádnou šablonu předdefinovaného tasku - kontaktujte administrátora pokud potřebujete pomoc.)

DM Service and Workdesk and Predef task.png
 

Vytvořte tásk v horním menu nebo v menu pod pracovním stolem servisu kam chcete spis uložit a řídit jeho životní cyklus.

DM Task select wordesk from list.png

Pokud nevíte kam spis zařadit mužete to udělat kdykoli editací tásku a výběrem pracovního stolu pod “select workdesk from list”. Dokument mužete flexibilně přesouvat a zařazovat pod jakékoli stoly.

(Pozn. Při přeřazení tásku se sledováním životního cyklu dokumentu pod jiný stůl uvidí všichni pracovníci pozváni k tomuto stolu spis životního cyklu dokumentu. Přístup k v vlastnímu dokumentu ale budou mít pracovníci podle práv nastavených v médii na kterém je vlastní dokument uložen)

◼︎ Vložení dat o dokumentu/ech

DM Task To Do name field.png

◼︎ Do názvu tasku zapište zkratku “DM” a použijte ji při vyhledávání všech dokumentů, dále do názvu zkopírujte jméno dokumentu, případně další důležité informace (jméno zákazníka, projektu atd.). Sysstém vám umožní podle těchto informací hledat.

DM Task Description field.png

◼︎ V “Description” do těla zprávy napište pokyny pro osobu přebírajíci dokument. Tyto instrukce odejdou e-majlem osobě která jeho předání bude akceptovat.

◼︎ Vyberte osobu přebírajíci dokument z menu “assign to”. Pokud kýženou osobu nevidíte, znamená to že spis nebyl zařazen pod pracovní stůlem ke kterému má kýžená osoba přístup. V tomto případě nechte spis zatím přiřazený vám a přizvěte pracovníka k danému stolu pod který dokument zažadíte (viz obecné funkce - přidíni pracovníků ke stolu). Vratˇte se do “tásku” dokumentu a kýžená osoba by měla být již viditelná v menu.

DM Task Assign to field.png
DM Task trychtyr icon.png

Pokud chcete záznamy o spisu zviditelnit dalším osobám stiskněte tlačítko trychtýře a vyberte dané osoby ze seznamu kliknutím značky “šipka doprava”

 
DM Task select visible to people.png
 

◼︎ Vložte jména a linky k dokumentům, nebo referenčním souborum se seznamy dokumentů - podle praktik práce vašeho oddělení.

DM Task Files field.png

◼︎ Pokud očekáváte akci příjimatele dokumentu v určíté lhútě nastavte v “Date by” - dokdy se má akce uskutečnit  a v “Remind me” si nastavte kdy chcete dostat připomíku (bude te ji mít v horním menu pod ikonou “zvoneček” a v den připomínky vám příjde “Day at Glance” e-mail se všemi připomínkami na daný den). Nastavte “prioritu” pokud je potřeba.

DM Task Date by field.png

Informace a další pokyny které nemají nebo nemusí být součástí uvodních instrukcí zapisujte do “My Notes”. Zde si veD'te poznamkouvou agendu, o verzích úpravách a další užitečné informace

DM Task My Notes.png

Dúlžité záznamy o evidency a cyklu spisu zapisujte do neneditovatelných zpáv “Add Message” tímto způsobem může každá oprávněná osoba provést nemazatelný zázna o spisu, datu, času a pořizovateli.

DM Task Permanent Notes.png

◼︎ Předáváni spisu

Pokud spis bude předáván další osobě, otevřete danný “task” spisu a vyberte novou osobu z listu “Assign to”. Po stisknuti “Save” dole v tasku odejde e-mail s požadavkem akceptace předání dokumentu. Do “Description” můžete napsat zcela nové instrukce (staré můžete vymazat). Pokud chcete původní instrukce zachovat zkopírujte je do pole “My notes” nebo “Message” pokud nechcete aby se s textem dalo dále manipulovat.

DM Task Assign to field.png

◼︎ Stav spisu

Pokud chcete sledovat strukturovaně stav spisu můžete používat “Tag” (štítky/návěští) které administrátor firmy vytvoří v systémových registrech. V poli “Tags” klikněte na ikonu “štítku”, vyberte skupinu “document management” a zaklikněte tagy ktere chcete přiřadit dokumentu jak jeho status tak jeho druh a formu.

DM Task TAGs.png
  • Vytvořen/přijat - Dokument byl vytvořen nebo přijat do spisové služby

  • V evidenci - Dokument je evidován buď v elektronickém systému spisové služby, nebo v agendovém informačním systému

  • Projednáván - Dokument je projednáván a zpracováván - o všech operacích se vede transakční log (viz použití “my notes” a “message”)

  • Vyřízen - Dokument je vyřízen a je převeden do výstupního formátu

  • Odeslán - Dokument je popřípadě odeslán (nebo jen uložen)

  • Archivován - Dokument je po dobu skartační lhůty uložen ve spisovně

  • Skartován - Po uběhnutí skartační lhůty je provedena skartace.

DM Task TAGs list.png

Druhy Dodání Dokumentů

  • Dodán Elektronicky

  • Dodán Poštou

  • Dodán Osobně


Formy Dokumentů

  • Forma Digitalní

  • Forma Analogová


T10 Accounting Materials preparation

The following is placeholder text known as “lorem ipsum,” which is scrambled Latin used by designers to mimic real copy. Donec ac fringilla turpis. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Nulla eu pretium massa.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Maecenas non leo laoreet, condimentum lorem nec, vulputate massa. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae. Mauris id fermentum nulla. Mauris egestas at nibh nec finibus. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor.


T11 Invoicing

The following is placeholder text known as “lorem ipsum,” which is scrambled Latin used by designers to mimic real copy. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Quisque congue porttitor ullamcorper.

Aenean eu justo sed elit dignissim aliquam. Nulla lectus ante, consequat et ex eget, feugiat tincidunt metus. Nulla lectus ante, consequat et ex eget, feugiat tincidunt metus. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Vivamus sit amet semper lacus, in mollis libero.


T12 Payments and bank Communications

The following is placeholder text known as “lorem ipsum,” which is scrambled Latin used by designers to mimic real copy. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Vivamus sit amet semper lacus, in mollis libero. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Aenean eu justo sed elit dignissim aliquam.

Maecenas non leo laoreet, condimentum lorem nec, vulputate massa. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae.


T13 Accounting Agenda and payroll

Maecenas non leo laoreet, condimentum lorem nec, vulputate massa. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae.


S10 Communication with authorities

Maecenas non leo laoreet, condimentum lorem nec, vulputate massa. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae.


S11 Office Administration

Maecenas non leo laoreet, condimentum lorem nec, vulputate massa. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae.


WF3 Mail and document management (filing)

Maecenas non leo laoreet, condimentum lorem nec, vulputate massa. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae.


WF4 Incoming Invoices approval (administrative, vendor projects, external suppliers or contractors)

Maecenas non leo laoreet, condimentum lorem nec, vulputate massa. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae.